Las 4 últimas etapas que se deben tomar en cuenta para llevar a cabo una negociación son:
- Presentación
La presentación es la parte en la que daremos a conocer nuestros objetivos planteados en la preparación. Debemos tener en cuenta que no sólo nosotros saldremos beneficiados, ya que la otra parte lo tomará a mal, pues también el que está frente a nosotros debe recibir beneficios. Esto quiere decir que se deben relacionar necesidades a satisfacer de ambas partes y recibir beneficio mutuo.
En esta etapa, principalmente, se debe tener mucho cuidado con la comunicación, ya que, muchas veces, se suele responder con un "pero..." algo que hace notar una enorme barrera en la negociación, pues la contraparte no escucha lo que le sigue después de la palabra "pero..."
Sería mejor sustituir el "pero" por otras palabras, tal como:
"Sí, usted está en lo cierto..."
"Los precios son altos, y si considera nuestro servicio, nuestra confiabilidad, nuestra calidad, creo que los hallará bastante razonables".
Si se quiere causar una mejor impresión a la persona con la que se negocie, se debe tener cuidado al hablar y escuchar (RH, 2008)
Al momento de hablar se deben evitar términos o expresiones arrogantes o egocéntricas, ya que arruinarían la negociación.
Al escuchar se debe escuchar con atención y no pensar en preguntas mientras el otro habla o expone argumentos, pues se pueden perder detalles valiosos para la negociación.
- Clarificación
Al momento de llevar a cabo la negociación, puede haber un punto que no haya quedado muy claro, el cual no deje dar paso al cierre de la misma.
En esta etapa de "Clarificación", se resuelven dudas y se supera la resistencia. Se tiene que ser constante, pues "nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado. Un esfuerzo total es una Victoria completa" (Mahatma Gandhi).
En una negociación siempre habrá objeciones, estas representan intereses. Dichas objeciones se responderán con argumentos válidos y coherentes.
Por ejemplo:si su prospecto dice: Quiero tomarme un tiempo para pensarlo". Usted responde on empatía: "comprendo"(declaración de empatía). "muchos otros clientes me dijeron lo mismo cuando les hice esa oferta" (esa es su prueba) (mailxmail, 2006).
En esta etapa también se dan concesiones, las cuales se pretenden cerrar en la Acción final.
Además, se superan impases, que son espacios silenciosos que en la mayoría de los casos son incómodos, generalmente cuando ya se trataron todos los puntos o ya se acabaron las ideas. Para ello, se debe tomar el cuenta el motivo por el cuál surgieron y tratar de resolverlo. Si no hay más qué decir, se puede terminar la conversación agradeciendo la atención que prestaron. Pero siempre se debe ser pacientes.
- Acción final
Después de tantas etapas, llegamos a la Acción final. En la cual se percibirán los puntos que la contraparte ha aceptado y en la que ayudaremos a tomar otras decisiones. Aquí es importante establecer el contrato o concesión mediante algún documento impreso, pues dará más formalidad a la negociación. Este documento es una prueba que hace válido el cumplimiento de la negociación, o como comúnmente se dice: "Papelito habla".
Si en la etapa de Clarificación no se concluyó con la negociación, es esta etapa si se hace, cerrándola con el agradecimiento de tiempos, espacios y colaboración.
- Control/Evaluación
La evaluación se lleva a cabo después de la acción final y en la cual se toman en cuenta los siguientes puntos:
- Plazos, costos, condiciones. Cuánto tiempo se tomó para realizar la negociación, los costos que se manejaron.
- Medidas que se tomaron en cuenta para realizar la negociación.
- comparación de lo que se pretendía lograr con lo que se logró realmente.
- Análisis de las concesiones y sus consecuencias, tanto positivas como negativas.
- Notas y observaciones para la próxima negociación.
Recordemos que esto es sólo para evaluar, y ya no tiene nada que ver con el la negociación como tal.
Zuriel Valencia
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